Automatización e IA para gestorías y asesorías
Entre facturas y tickets que llegan por email o WhatsApp sin ningún orden, y clientes que preguntan por enésima vez si falta algún documento o cuándo vence la próxima declaración, buena parte del día de una gestoría se va en trabajo repetitivo antes de llegar a lo que de verdad requiere criterio fiscal.
¿Te suena esto?
Cada cliente manda sus facturas y tickets como puede —foto, PDF, email, WhatsApp— y alguien del equipo tiene que abrir cada uno y pasarlo a mano a vuestro software de gestión.
Las mismas preguntas se repiten mes tras mes: "¿has recibido mi factura?", "¿qué documentos me faltan?", "¿cuándo es el plazo de la próxima declaración?".
Con varios clientes y varios plazos fiscales a la vez, hacer seguimiento manual de quién ha entregado qué y para cuándo es fácil que se escape algo.
El tiempo que se va en esto es tiempo que no se dedica a revisar y asesorar, que es donde de verdad aporta valor vuestro criterio profesional.
Un sistema que recibe los documentos que mandan tus clientes, identifica de qué cliente son y qué tipo de documento es, y los deja clasificados y listos para pasar a tu software de gestión en vez de que alguien lo haga a mano uno a uno. Junto a eso, un asistente que responde las consultas repetitivas de tus clientes sobre el estado de su documentación o sus plazos, y deriva a una persona del equipo cualquier pregunta que necesite valoración fiscal o legal — nunca responde eso por su cuenta.
Analizamos cómo os llegan hoy los documentos y qué preguntas se repiten
Qué canales usáis, qué tipos de documento manejáis y qué consultas de clientes ocupan más tiempo del equipo cada mes.
Conectamos la clasificación de documentos y el asistente a vuestro flujo real
Definimos qué puede resolver el asistente por su cuenta y qué deriva siempre a una persona, sin excepción, cuando hace falta criterio profesional.
Lo probamos con documentos y consultas reales antes de ponerlo en marcha
Validamos la clasificación y las respuestas con casos reales de vuestra cartera de clientes, con mantenimiento en alta disponibilidad después.
Qué consigues
- Menos tiempo del equipo pasando documentos a mano al software de gestión
- Clientes con respuesta inmediata a las preguntas repetitivas, sin esperar a que alguien tenga un hueco
- Seguimiento de qué falta y para cuándo, sin depender de que alguien se acuerde
- Más tiempo del equipo dedicado a la revisión y el asesoramiento, no al papeleo
El mismo enfoque que ya usamos para automatizar facturación y dar acceso a documentación interna mediante IA: límites explícitos sobre lo que el asistente puede decidir por su cuenta, garantía de 30 días y mantenimiento en alta disponibilidad tras la puesta en marcha.
Ver cómo automatizamos facturación y administraciónPreguntas frecuentes
¿El asistente puede responder dudas fiscales o legales de un cliente?
No. El asistente se limita a lo administrativo —estado de la documentación, plazos, qué falta entregar— y deriva siempre a una persona del equipo cualquier consulta que requiera criterio fiscal o legal. Esa línea se define con vosotros antes de poner nada en marcha.
¿Se integra con nuestro software de gestión actual?
Se conecta al software de gestión que ya usáis, sea cual sea; qué integración concreta tiene sentido es justo lo que revisamos en la fase de análisis antes de proponer nada.
Manejamos datos fiscales y personales de muchos clientes, ¿cómo se protegen?
El tratamiento de esos datos se diseña conforme al RGPD desde el principio, no como un añadido posterior — es una de las garantías por escrito que damos en cualquier proyecto que maneje datos personales o fiscales de terceros.
¿Empezamos?
Cuéntanos tu caso concreto y te respondemos en menos de 48 horas con los siguientes pasos.
mario.lamas.herrera@gmail.comEsto forma parte de Automatización de procesos.